Как проверить отчет 4 фсс на ошибки

Отрицательный протокол от ФСС означает, что расчет 4-ФСС фондом не принят.

Обнаруженные ошибки в протоколе кодируются. Например, ошибка 508 означает, что файл не прошел форматно-логический контроль, ошибки 11 и 12 говорят о проблемах с ЭЦП, код 598 — об ошибке в ИНН и т. п.

И таких кодов достаточно много. Их полную расшифровку, а также указания по исправлению ошибок вы найдете в специальной таблице. Она есть на портале ФСС и в нашей статье.

Заполнить 4-ФСС за 3-й квартал без ошибок вам поможет эта статья.

О способах сдачи 4-ФСС через интернет мы рассказали здесь.

Опубликовано 12.06.2014 19:38

Просмотров: 47376

В этой статье пойдет речь о том, как проверить данные отчета 4-ФСС на правильность: с какими бухгалтерскими счетами нужно выполнять сверку, какие отчеты нам в этом помогут и самое главное — как исправить найденные ошибки, если они присутствуют. Ведь очень важно не просто подкорректировать цифры в самом бланке отчета, но и сделать так, чтобы программа сама заполняла его верно. Иначе ошибки будут накапливаться в течение года как снежный ком и заполнять отчет автоматически станет невозможно.

Описывать алгоритм проверки я буду на примере работы в программах 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (с выгрузкой данных в бухгалтерию) и 1С: Комплексная автоматизация 8.

Начинать проверку отчета я рекомендую с таблицы 3, потому что в этой таблице указывается общая сумма начислений и величина облагаемой базы — это те показатели, на которых основывается весь остальной расчет. Сверку стоит производить с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 70 и дополнительно можно проверить с расчетной ведомостью по всем сотрудникам. Первым делом, смотрим общую сумму начислений по месяцам (строка 1, графы 4-6). Если значения сходятся и с ОСВ по 70 счету, и с расчетной ведомостью, то всё замечательно. Если же обнаружены расхождения в каком-то месяце только со счетом 70, то возможно, стоит перезаполнить документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете» и перевыгрузить данные о зарплате (когда бухгалтерская программа у вас установлена отдельно). Также возможен вариант, что были какие-то еще движения по кредиту счета 70, например, возврат излишне выданных сумм в кассу. Чтобы их обнаружить, можно сформировать анализ счета 70, из которого будет хорошо видно, были ли какие-то движения по счету, кроме начисления зарплаты. На основании полученной информации уже нужно делать выводы о том, есть ли ошибка в отчете.

Если данные не сходятся с расчетной ведомостью, то имеет смысл их расшифровать и произвести сверку по сотрудникам. Для этого нужно выделить интересующую сумму и нажать кнопку «Расшифровать» на верхней панели инструментов.

Расхождения в данном случае возможно по той причине, что после расчета страховых взносов были какие-то изменения в зарплате, поэтому в расчетной ведомости появляется одна сумма, а в отчете — другая. Чаще всего, чтобы исправить эту ошибку, необходимо перезаполнить документ «Начисление страховых взносов».

Также в этой таблице необходимо сверить строку 2 — необлагаемые суммы. Их сверить несколько сложнее, т.к. тут могут быть больничные, единовременные пособия, материальная помощь и пр. Если Вы знаете, что никакие необлагаемые выплаты сотрудникам на вашем предприятии не осуществляются, то проще всего сверить сумму с анализом счета 70 (корреспонденция с 69 счетом). Кроме того, можно еще также выполнить сверку с расчетной ведомостью, посмотрев сумму различных пособий за счет ФСС. Если же необлагаемые начисления присутствуют, то сверять их придется только с расчетной ведомостью, также для этой цели можно воспользоваться отчетом «Анализ начисленных налогов и взносов».

Сверять данные строки 4 не имеет особого смысла, если строки 1 и 2 заполнены верно, поэтому переходим к таблице 2, чтобы убедиться, что расходы по страхованию указаны верно. Здесь нам также поможет анализ счета 70 и «Анализ начисленных налогов и взносов» с видом «Пособия». Данные всех трех отчетов должны быть одинаковы.

В случае, если обнаружены расхождения, искать ошибку также стоит в документах «Начисление страховых взносов», нужно их перезаполнить или просто зайти на вкладку «Пособия по соц. страхованию», вручную найти и исправить ошибки. Чаще всего такая проблема возникает, если уже после заполнения данного документа был начислен / исправлен больничный или единовременное пособие за счет ФСС.

После того, как таблицы 2 и 3 заполнены верно, можно начинать проверять таблицу 1. Данные в строке 1 должны быть равны кредитовому сальдо на счете 69.01 по состоянию на начало года. Если сальдо дебетовое, то обращаем внимание на строку 12, т.к. в данном случае имеется задолженность фонда перед страхователем. В случае расхождения данных можно, конечно, пытаться найти ошибку, но сделать это будет непросто, а исправить иногда и вовсе невозможно, т.к. предыдущий отчетный период уже закрыт. Если неправильное значение указано именно в отчете 4-ФСС, а не на счете 69.01, то легче всего его исправить посредством документа «Расчеты по страховым взносам» (как это сделать, описано в статье 4-ФСС — как правильно заполнить отчет в 1С).

Теперь проверяем суммы начисленных взносов — строка 2. Если в этом периоде не было поступлений возмещения от ФСС и каких-то других нестандартных случаев, то суммы помесячно должны быть равны кредитовому обороту счета 69.01 (обычно они проходят по субконто «Налог(взносы): начислено/уплачено»). При выявлении ошибки, нужно сначала определиться, где значение указано неверно? Можно воспользоваться самым надежным методом — просто вручную пересчитать взносы исходя из базы и необлагаемых сумм, которые мы уже проверили, а можно посмотреть отчет «Анализ начисленных налогов и взносов». Вполне вероятно, что неверная сумма в этот раз на счете 69.01, тогда следует первым делом перезаполнить документ отражения зарплаты в учете и перевыгрузить зарплату. Ну и необходимо проверить счет 69.01 на предмет ручных проводок, это удобно сделать, используя карточку счета. 

Дебетовый оборот счета 69.01 по субконто » Налог(взносы): начислено/уплачено » должен быть равен строке 16. Если сумма уплаченных взносов в 4-ФСС указана неверно, то нужно проверять документы «Расчеты по страховым взносам». В строке 15 отражаются суммы пособий, которые мы уже сверили по таблице 2.

Кроме этого необходимо обязательно проверить заполнение таблиц 6 и 7, в которых указываются данные по страхованию от несчастных случаев. Точно таким же образом, сначала осуществляется проверка таблицы 6 — базы для расчета взносов. Проще всего сверять общую сумму начислений (складываем графы 3 и 5) с уже проверенной таблицей 3. А таблица 7 проверяется аналогично таблице 1 только со счетом 69.11. Как правило, после корректного перезаполнения всех указанных в статье документов, данные в этих таблицах уже оказываются верными. Хотя, конечно, возможны и исключения.

Я описала самые общие параметры и причины ошибок, так как невозможно объять необъятное и в одной статье осветить все возможные варианты и охарактеризовать каждую из строк всех таблиц, поэтому, если у Вас остались вопросы — буду рада на них ответить в комментариях к статье. Всем легкого отчетного периода!  

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 

Индивидуальные предприниматели и организации сдают ежеквартальный расчёт 4-ФСС, который свидетельствует об уплате взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве. Сдавать отчёт должны не только ИП и ООО, но и физические лица, если нанимают персонал. Если в компании работают более 25 человек, то документ подаётся в электронном формате.

Расчёт отправляется в фонд социального страхования, однако, его могут вернуть с указанием кода ошибки. Один из самых распространённых кодов — 508. В этой статье мы объясним, что это за ошибка, почему она возникает и как её исправить.

Что делать, если прислали отрицательный протокол проверки

Отрицательный протокол — это документ, который присылает ФСС и в котором указаны ошибки, обнаруженные во время проверки расчёта. Проблема заключается в том, что если ФСС присылает отрицательный протокол, расчёт считается несданным.

Если организация не успеет исправить ошибки, а ФСС проверить документ до отчётной даты, то на должностных лиц компании будут наложены штрафы. По этой причине рекомендуется подавать расчёт заблаговременно, так у организации будет время на то, чтобы исправить ошибки, если они будут обнаружены, а у ФСС проверить вновь поданный файл.

Дата положительной проверки документа будет считаться датой его подачи. Поэтому, если индивидуальный предприниматель, физическое лицо или организация получают отрицательный протокол проверки, они должны максимально быстро исправить недочёты и вновь подать документ.

Ошибка 508 — что это такое и как исправить

Ошибка 508 — одна из самых распространённых. Её указывают в отрицательном протоколе, о котором мы говорили выше. Не все знают, что этот код указывает не одну конкретную ошибку, а группу возможных ошибок.

Согласно описанию ошибок приёма на портале ФСС РФ, код 508 свидетельствует об ошибках логического контроля. Там же указано решение — нужно исправить ошибочные параметры расчёта, указанные в протоколе проверки. Исходя из этого объяснения, становится ясно, что узнать эти параметры можно из отрицательного протокола.

Файл протокола содержит детализацию, где указаны номера строк, в которых допущены ошибки. Ниже мы перечислим самые распространённые из них.

1. Избыточное заполнение. Некоторые строки расчёта должны оставаться пустыми, и если они были заполнены, в детализации к протоколу проверки будут указаны эти самые строки.

   Чтобы исправить эту ошибку, достаточно просто удалить лишние данные.

2. Незаконченное заполнение. Такая ошибка возникает, когда конкретные данные не заполнены, а косвенно относящиеся к ним — внесены. Другими словами — взаимосвязанные значения в документе не сходятся.

   Решение проблемы — проставление всех пропущенных значений.

3. Неверные расчёты. Если расчёт был проведён с ошибками, в отрицательном протоколе обязательно это укажут и попросят исправить. Это может быть несоответствие между суммой выплат сотрудникам и размером взносов.

   Чтобы решить проблему, нужно заново провести расчёты и ввести корректные значения.

Как видно из примеров, ошибка 508 возникает, когда в документ указываются неверные данные. Решение проблем этой группы — исправление ошибок в соответствии с указаниями в файле протокола.

Какие ещё наиболее частые ошибки встречаются в протоколе

Число 508 не означает, что с расчётом 4-ФСС могут произойти минимум 508 различных проблем, на самом кодов ошибок применительно к этой форме расчёта гораздо меньше. Одни из них встречаются чаще, другие реже. Коротко расскажем о том, какие ошибки встречаются чаще других.

Ошибка 503 говорит о том, что XML-файл расчёта не прошёл форматный контроль. Портал ФСС рекомендует в этом случае проверить файл по XSD схеме. В нашем случае это следующая схема → «XSD-схема расчёта 4-ФСС»

Ошибка 598 свидетельствует об ошибке в указанном ИНН. Если ИНН страхователя, указанный в расчёте, не соответствует тому, что сохранён в базе данных ФСС, появится эта ошибка. Чтобы исправить её, нужно проверить актуальность данных и верно заполнить эту строку.

Таблица значения других кодов ошибок