Мемориальный ордер и исправления ошибок

Применение мемориальных и банковских ордеров

«Бухгалтерия и банки», 2011, N 2

В прошлом финансовом году банковское сообщество было озабочено вопросами документального оформления операций мемориальными и банковскими ордерами. Многие из них были решены, но некоторые так и продолжают волновать бухгалтерских работников. В данной статье рассмотрим вопросы, связанные с применением мемориальных и банковских ордеров на практике.

Мемориальный ордер не является новым документом в банковской практике, поскольку предусмотрен Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) уже давно. Указание Банка России от 29.12.2008 N 2161-У «О порядке составления и оформления мемориального ордера» (далее — Указание N 2161-У), устанавливающее порядок его составления и оформления при отражении в бухгалтерском учете операций кредитных организаций, вступило в силу с начала 2010 г.

Мемориальный ордер составляется для оформления бухгалтерских записей в случаях, когда форма первичного учетного документа, на основании которого составляется бухгалтерская запись, не содержит реквизитов (полей) для указания счетов, по дебету и кредиту которых совершаются бухгалтерские записи (п. 1 Указания N 2161-У).

Примером может служить авансовый отчет, унифицированная форма которого предусматривает указание счетов. По нему мемориальный ордер составлять не обязательно.

Если же первичный документ предусматривает такие реквизиты, то мемориальный ордер не составляется. Тогда проводка оформляется путем заполнения соответствующих реквизитов, предусмотренных Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете).

Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

В Положении ЦБ РФ N 302-П дается ссылка на Указание N 2161-У и описывается ситуация, в которой бухгалтерская запись оформляется мемориальным ордером, — если в первичных учетных документах, которыми оформлена подлежащая отражению в учете операция, отсутствует корреспонденция счетов бухгалтерского учета.

Другое упоминание мемориального ордера в Положении N 302-П (всего их два) касается исправления ошибочных бухгалтерских записей. Порядок исправления ошибочных записей в зависимости от времени их выявления и бухгалтерских регистров установлен п. 3.4 ч. III Положения N 302-П, который Указанием ЦБ РФ от 08.11.2010 N 2514-У «О внесении изменений в Положение Банка России от 26 марта 2007 года N 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» был изложен в новой редакции.

Основными нововведениями являются следующие.

1. Дается определение понятия «ошибка», приводится перечень фактов, которыми может быть обусловлена ошибка.

Ошибочное (неправильное) отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете (далее — ошибка) может быть обусловлено, в частности:

• неправильным применением законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете и (или) нормативно-правовых актов по бухгалтерскому учету;
• неправильным применением учетной политики кредитной организации;
• неточностями в вычислениях;
• неправильной классификацией или оценкой фактов хозяйственной деятельности;
• неправильным использованием информации, имеющейся на дату осуществления бухгалтерских записей;
• недобросовестными действиями должностных лиц кредитной организации.

Не являются ошибками неточности или пропуски в отражении фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете, выявленные в результате получения новой информации, которая не была доступна кредитной организации на момент отражения (неотражения) таких фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете.

1. Определяются критерии существенности ошибки.

Ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе отчетности, составленной по данным бухгалтерского учета за этот отчетный период.

Критерии существенности ошибки кредитная организация определяет самостоятельно, исходя как из величины, так и из характера соответствующей статьи (соответствующих статей) отчетности, составленной на основе данных бухгалтерского учета, и утверждает в учетной политике.

1. Изменяется порядок исправления выявленных ошибок и их последствий.

Ошибки в записях, выявленные до подписания ежедневного баланса, исправляются путем сторнирования ошибочной записи (обратным сторно) и осуществлением новой правильной бухгалтерской записи. Сторнированная ошибочная запись в регистрах помечается отличительным знаком. Для бухгалтерской записи составляются текущим днем два мемориальных ордера — исправительный (сторнированный) и правильный. Мемориальные ордера подписываются, кроме бухгалтерского работника, контролирующим работником. Одновременно вносятся исправления во все взаимосвязанные регистры бухгалтерского учета.

Ошибочные записи текущего года, выявленные в течение этого года (до его окончания) после подписания ежедневного баланса, должны исправляться обратными записями по счетам, по которым сделаны неправильные записи (обратное сторно). Для бухгалтерской записи составляются текущим днем два мемориальных ордера (исправительный и правильный) на две бухгалтерские записи.

В случае невозможности произвести исправление в бухгалтерском учете (по счетам клиентов, по внутрибанковским счетам, при отражении в учете расчетных операций и других операций) путем сторнирования неправильной записи (обратное сторно) составляется один мемориальный исправительный ордер с указанием в нем счета, по которому сделана исправительная запись и с которого средства должны быть списаны и зачислены на правильный счет.

Если для исправления ошибочных записей требуется списание средств со счетов клиентов, то оно осуществляется в порядке, предусмотренном договором банковского счета. Списание средств со счета клиента производится с соблюдением очередности платежей. При отсутствии или недостаточности средств на счете клиента подлежащие списанию суммы отражаются на счете по учету прочих дебиторов.

1. Вводится новый порядок отражения в бухгалтерском учете доходов и расходов, возникающих в результате выявления ошибок.

Доходы и расходы, возникающие в результате выявления в текущем году несущественных ошибок предшествующих лет после утверждения годового отчета за соответствующий год, отражаются на основании мемориальных исправительных ордеров в день выявления ошибок на счете 706 «Финансовый результат текущего года» по символам доходов и расходов прошлых лет, выявленных в отчетном году, в корреспонденции со счетами, требующими исправления.

Доходы и расходы, возникающие в результате выявления в текущем году существенных ошибок предшествующих лет после утверждения годового отчета за соответствующий год, отражаются на основании мемориальных исправительных ордеров в день выявления ошибок на счете 10801 «Нераспределенная прибыль» (10901 «Непокрытый убыток») в корреспонденции со счетами, требующими исправления.

Что касается применения и оформления мемориальных ордеров для исправления ошибок, то в этом отношении существенных изменений в Положение N 302-П не внесено.

Так, исправление ошибочных записей оформляется мемориальным исправительным ордером. Мемориальные исправительные ордера составляются только на бумажном носителе по форме мемориального ордера, установленной Указанием ЦБ РФ N 2161-У (при этом в поле «наименование документа» указываются слова «Мемориальный исправительный ордер»), и формируются в ордерные книжки. Мемориальные исправительные ордера подписываются бухгалтерским работником, контролирующим работником, главным бухгалтером или, по его поручению, заместителем главного бухгалтера.

Мемориальные исправительные ордера составляются в четырех экземплярах, из которых первый экземпляр помещается в документы дня, второй и третий экземпляры выдаются клиентам по дебетовой и кредитовой записям, а четвертый экземпляр остается в ордерной книжке. Эта книжка должна храниться у главного бухгалтера или его заместителя. Мемориальные исправительные ордера нумеруются порядковыми номерами и имеют отдельную от других документов нумерацию.

В тексте мемориального исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу была допущена неправильная запись, а если составление мемориального исправительного ордера вызвано заявлением клиента, то делается ссылка на это заявление. При этом на обороте четвертого экземпляра мемориального исправительного ордера отмечается, по чьей вине допущена ошибочная запись, указываются должность и фамилия исполнителя, а также лица, проконтролировавшего ошибочную запись. Заявления клиентов, послужившие основанием для составления мемориальных исправительных ордеров, должны храниться в документах дня при этих мемориальных исправительных ордерах.

На лицевом счете против ошибочной записи, сумма которой была впоследствии сторнирована, делается отметка «Сторнировано» с указанием даты исправительной записи и номера мемориального исправительного ордера. Эта отметка заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя, подписавшего мемориальный исправительный ордер. Если лицевые счета, содержащие ошибочные записи, хранятся в электронном виде, внесение в них изменений не допускается. Информация о внесенных впоследствии исправлениях фиксируется службой, обеспечивающей хранение лицевых счетов в электронном виде.

Пользуясь копиями мемориальных исправительных ордеров, оставшимися в книжке, главный бухгалтер ведет учет ошибок в работе сотрудников, изучает причины ошибок и принимает меры к улучшению работы.

II

Согласно Указанию N 2161-У использование мемориального ордера в качестве расчетного документа не допускается.

Эта фраза возвращает нас к давно волновавшему всех вопросу: какими документами оформлять списание комиссий, удержание процентов по кредитам, а также зачисление средств и процентов по вкладам (депозитам)?

Некоторые банки отказывались в таких ситуациях от использования платежных требований и поручений в пользу мемориальных ордеров. Причины были очевидны: мемориальный ордер имел ряд преимуществ перед расчетными документами, жестко регламентируемыми Положением ЦБ РФ от 03.10.2002 N 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации».

Теперь в указанных случаях применение мемориального ордера невозможно. Именно запрет на использование мемориального ордера в качестве расчетного документа привел к появлению банковского ордера. Но о нем в статье речь пойдет далее.

Итак, мемориальный ордер — документ, предназначенный для отражения в учете внутренних бухгалтерских операций. Он может составляться на бумажном носителе или в электронном виде. Допускается составление мемориального ордера в электронном виде на основании первичных документов, оформленных на бумажном носителе.

В этой связи нельзя не упомянуть еще один документ Банка России, а именно Указание от 25.11.2009 N 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета».

Перечень операций, которые, по нашему мнению, оформляются мемориальными ордерами, следующий:

• начисление процентов по кредитам и депозитам юридических и физических лиц;
• переоценка основных средств;
• переоценка счетов в иностранной валюте;
• начисление комиссий и последующее их распределение со счетов по учету требований;
• операции по зачислению на счет 47416;
• списание хозяйственных расходов на 706-й счет;
• начисление налогов;
• создание и восстановление резервов на возможные потери по ссудам и по прочим активам;
• отражение событий после отчетной даты, в том числе перенос остатков 706-х счетов по итогам года на 707-е счета, прием финансового результата от филиалов;
• межфилиальные расчеты;
• перенос остатков с одного лицевого счета на соответствующий ему парный лицевой счет;
• исправительные бухгалтерские записи;
• операции, отражаемые по внебалансовым счетам;
• иные операции.

После определения примерного перечня операций, оформляемых мемориальными ордерами, целесообразно перейти к обсуждению первичных учетных документов, на основании которых составляется мемориальных ордер.

Особенностью Указания N 2161-У является то, что оно предусматривает оформление первичных документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Если первичные учетные документы оформлены на бумажном носителе, они прилагаются к мемориальному ордеру с указанием в соответствующих полях мемориального ордера их наименований, номеров, дат, количества, а также общего количества листов в прилагаемых документах.

Если первичный учетный документ оформлен в электронном виде, то в дополнение к указанным реквизитам в свободном поле мемориального ордера указываются реквизиты, присваиваемые первичным учетным документам в электронном виде, позволяющие однозначно их идентифицировать.

III

Поскольку практически у всех кредитных организаций возникло много вопросов по поводу применения на практике Указания N 2161-У, регулятор в марте и апреле 2010 г. выпустил информационные сообщения, в которых привел ответы и разъяснения на особенно актуальные вопросы.

Свои разъяснения ЦБ РФ начал с того, что мемориальный ордер первичным учетным документом не является, и указал на то, что кредитные организации имеют право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов только на те документы (в том числе расчетные), формы которых не установлены нормативными актами ЦБ РФ.

В соответствии с п. 1.9.5 ч. III Положения N 302-П расчетные документы по операциям, связанным с перечислением (зачислением) средств кредитной организацией клиентам, другим организациям, взысканием средств со счетов клиентов, составляются в соответствии с требованиями правил Банка России по осуществлению безналичных расчетов.

Таким образом, разработка кредитными организациями форм документов, на основании которых проводятся и отражаются в бухгалтерском учете операции по счетам клиентов, т.е. расчетных документов, не допускается.

Получается, что кредитные организации не могут самостоятельно разработать первичные учетные документы (распоряжения, ведомости, реестры и т.д.), предусматривающие реквизиты (поля) для указания счетов по дебету и кредиту в целях оформления и отражения в бухгалтерском учете операций, носящих массовый характер, например по списанию комиссий за платежи клиентов, списанию сумм с банковских счетов клиентов по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по выплате процентов по вкладам и т.д.

В связи с вступлением в силу Указания Банка России от 11.12.2009 N 2360-У (далее — Указание N 2360-У) эти операции оформляются расчетными документами, в том числе банковским ордером.

Операции по уплате клиентами (в том числе физическими лицами) либо списанию кредитными организациями с их банковских счетов сумм комиссионных вознаграждений, сумм в погашение ссудной задолженности, процентов, штрафов и т.д. должны совершаться на основании установленных Банком России расчетных документов, независимо от того, где открыт банковский счет клиента:

• в другой кредитной организации;
• в данной кредитной организации, включая ее филиалы.

Операции по зачислению банком сумм денежных средств на банковские счета, счета по вкладам (депозитам) клиентов, включая физических лиц, в том числе при возврате привлеченных депозитов, предоставлении кредитов, выплате процентов, сумм заработной платы сотрудников, должны оформляться расчетными документами.

Кредитная организация при осуществлении расчетов по банковскому счету клиента в иностранной валюте, в том числе при совершении конверсионных операций, вправе использовать расчетные документы, установленные нормативными актами Банка России, и иные формы расчетных документов.

Таким образом, по операциям, связанным с зачислением на банковские счета, счета по вкладам (депозитам) и (или) списанием с них денежных средств, оформляются расчетные документы. По операциям, не затрагивающим банковские счета клиентов, счета по вкладам (депозитам), расчетные документы не составляются, а бухгалтерские записи оформляются мемориальными ордерами на основании соответствующих первичных учетных документов.

Регулятор помог кредитным организациям определиться, как поступать, если в расчетном документе, получателем средств по которому является кредитная организация, в поле «Счет N» получателя проставлен один из парных счетов. По мнению некоторых бухгалтеров, было два варианта:

• произвести зачисление на другой парный счет из открытой пары счетов, приложив к расчетному документу мемориальный ордер с указанием корреспонденции с этим счетом;
• зачислить денежные средства на парный счет, указанный в расчетном документе, с перенесением остатка на другой парный счет в конце операционного дня.

ЦБ РФ разъяснил, что зачисление денежных средств на парный счет осуществляется по расчетному документу, поступившему в кредитную организацию, и составление мемориального ордера с указанием другого парного счета из открытой пары счетов не требуется.

Общими принципами работы парных счетов, изложенными в п. 1.13 ч. I «Общая часть» Положения N 302-П, в указанной в запросе ситуации предусмотрено следующее: «Если по каким-либо причинам образовались сальдо (остатки) на обоих парных лицевых счетах, то необходимо в конце рабочего дня перечислить бухгалтерской записью на основании мемориального ордера меньшее сальдо на счет с большим сальдо, имея в виду, что на конец рабочего дня должно быть только одно сальдо: либо дебетовое, либо кредитовое на одном из парных лицевых счетов».

При оформлении мемориальным ордером сложной бухгалтерской записи, при которой один счет (по дебету или кредиту) корреспондирует с несколькими счетами (соответственно по кредиту или дебету), общая сумма указывается в поле 12 и должна соответствовать сумме, указанной в поле 9 по одному дебетуемому или кредитуемому счету, и соответственно совокупной сумме записей по кредиту или дебету нескольких счетов, также указанных в поле 9.

При оформлении бухгалтерских записей по учету операций, проводимых в разных иностранных валютах, в мемориальном ордере:

• в поле 9 (12) указывается сумма рублевого эквивалента иностранной валюты;
• в поле 9а указываются разными строками по дебету и кредиту суммы иностранных валют, участвующих в операции.

Сумма иностранной валюты проставляется по строке против того лицевого счета, в номере которого содержится трехзначный код этой иностранной валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют. В связи с этим требования к проставлению дополнительного цифрового или буквенного кода иностранной валюты или драгоценного металла Указание N 2161-У не содержит.

По вопросу расчета рублевого эквивалента следует руководствоваться общеметодологическим подходом по отражению операций «валюта/рубль» и «валюта/валюта», изложенным в п. п. 4.59.1 и 10 ч. II «Характеристика счетов» Положения N 302-П. При этом порядок определения доходов и расходов (курсовая разница) по указанным операциям установлен в п. 4.6 Приложения 3 к Положению N 302-П. В связи с этим в поле 12 указывается общая сумма с учетом курсовой разницы, а курсовая разница подлежит отражению по дебету или кредиту частной суммой в поле 9. Рублевый эквивалент, указываемый частной суммой в поле 9, по операциям «валюта/рубль» определяется по курсу сделки, а по операциям «валюта/валюта» — по официальному курсу соответствующих валют.

Нередки случаи, когда форма первичного учетного документа содержит реквизиты (поля) для указания счетов по дебету и кредиту, но документу не присвоен шифр в приведенном в Приложении 1 к Положению N 302-П Перечне условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в кредитных организациях. В таких случаях бухгалтерские записи оформляются путем заполнения соответствующих реквизитов (полей) с проставлением в соответствии с п. 2.1 ч. III Положения N 302-П в реквизитах лицевых счетов условного цифрового обозначения документа (шифра) 09 «Списано, зачислено по мемориальному ордеру, а также по первичным учетным документам с реквизитами счетов по дебету и кредиту».

Таким образом, например, при оформлении бухгалтерской записи по списанию с подотчетного лица сумм на основании авансового отчета указывается шифр документа — 09.

Регулятор заявляет, что Перечень условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в кредитных организациях, приведенный в Приложении 1 к Положению N 302-П, изменению и дополнению по усмотрению кредитных организаций не подлежит. Таким образом, кредитная организация не может самостоятельно расширить Перечень условных обозначений формами первичных учетных документов, содержащимися в ОКУД, разработанными самостоятельно и утвержденными руководителем банка. Банк не имеет права самостоятельно устанавливать условные цифровые обозначения новых документов.

Для упрощения документооборота кредитные организации считали возможным проставлять реквизиты «Дебет» и «Кредит» для корреспонденции счетов на первичных документах по учету хозяйственных операций (актах выполненных работ, счетах на оплату, накладных о получении товарно-материальных ценностей и др.) с использованием штампа. Однако регулятор считает недопустимым такой порядок оформления хозяйственных операций в связи с тем, что реквизиты (поля) для указания счетов по дебету и кредиту содержатся либо в форме первичного учетного документа, либо (при их отсутствии в форме первичного учетного документа) в мемориальном ордере формы 0401108. Если форма первичного учетного документа не содержит реквизитов (полей) для оформления бухгалтерских записей, то составляется мемориальный ордер.

Для отражения в бухгалтерском учете переоценки активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте, в драгоценных металлах, кредитная организация в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 1.3 ч. I «Общая часть» Положения N 302-П должна разработать и утвердить в учетной политике внутренние документы, определяющие:

• форму(ы) первичного(ых) учетного(ых) документа(ов), на основании которого(ых) будет осуществляться отражение в бухгалтерском учете переоценки активов и обязательств, выраженных в иностранных валютах и драгоценных металлах;
• порядок определения курсов иностранных валют;
• круг лиц, ответственных за совершение данной операции, подготовку и оформление указанного(ых) первичного(ых) учетного(ых) документа(ов) и своевременную его (их) передачу бухгалтерской службе.

В вышеуказанных внутренних документах должны быть установлены источники информации, на основании которых определяются официальные курсы иностранных валют по отношению к рублю и учетные цены на аффинированные драгоценные металлы, установленные Банком России, а также источники информации о курсах иностранных валют, официальные курсы которых не устанавливаются Банком России, и порядок их определения в соответствии с Письмом ЦБ РФ от 14.01.2010 N 6-Т «Об определении курсов иностранных валют по отношению к рублю, официальные курсы которых не устанавливаются Банком России».

Если в течение дня источником публикуется информация о курсах иностранных валют, зафиксированных по временным интервалам, то при определении курса следует исходить из публикаций, максимально приближенных к сроку отражения переоценки в бухгалтерском учете, установленному п. 1.17 ч. I «Общая часть» Положения N 302-П.

Одной из методологических основ бухгалтерского учета операций с иностранной валютой и драгоценными металлами является сопоставление курса (цены) операции с официальным курсом (учетной ценой), установленным Банком России, либо с кросс-курсом, определенным через официальный курс, по которому активы и обязательства, выраженные в иностранной валюте и драгоценных металлах, отражены в бухгалтерском учете на начало операционного дня до отражения операций по счету (счетам).

Исходя из изложенного, уполномоченный банк не вправе самостоятельно изменять периодичность отражения (в настоящее время ежедневно) в бухгалтерском учете переоценки средств в иностранной валюте и драгоценных металлах, установленную в п. п. 1.17 и 1.18 ч. I «Общая часть» Положения N 302-П.

IV

На принятые и выданные суммы денежной наличности предусмотрено оформление мемориального ордера. Это закреплено п. 3.1 Указания ЦБ РФ от 11.06.2004 N 1446-У «О порядке бухгалтерского учета уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц» (далее — Указание N 1446-У). Куда следует помещать такие документы — в кассовые или в бухгалтерские документы дня?

При осуществлении операций покупки, продажи, конверсии наличной иностранной валюты в соответствии с Положением ЦБ РФ от 24.04.2008 N 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» оформляются на итоговые суммы реестра операций с наличной валютой и чеками приходные кассовые ордера 0402008, расходные кассовые ордера 0402009, которые направляются в дело (сшив) с кассовыми документами.

Мемориальные ордера 0401108, оформляемые в соответствии с п. 3.1 Указания N 1446-У, помещаются в бухгалтерские документы. При этом мемориальные ордера подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов, открытых на балансовом счете по учету кассы в порядке возрастания номеров кредитуемых (дебетуемых) лицевых счетов, т.е. в порядке возрастания цифровых кодов валют согласно Общероссийскому классификатору валют.

Рассмотрим особенно часто задаваемые нашими клиентами вопросы по оформлению первичных документов, служащих основанием для составления мемориального ордера.

Что является основанием для удержания НДФЛ из заработной платы работников банка?

Удержание НДФЛ осуществляется на основании налогового законодательства. При этом расчет сумм удержаний производится на основании налоговых регистров по каждому сотруднику банка. Если мемориальный ордер составляется не на каждого сотрудника, а на сумму удержаний по всем сотрудникам, то сумма, указанная в мемориальном ордере, будет сводная. Именно на эту сумму необходимо составить первичный документ, например справку со ссылкой на налоговые регистры, где непосредственно производился расчет сумм удержаний.

Что является основанием для ежемесячного отнесения на расходы сумм расходов будущих периодов? Если это договор, то нужно ли каждый раз его копировать?

Действительно, регулярность и размер отнесения сумм расходов будущих периодов на расходы определяется банком в зависимости от учетной политики и условий договора. При этом срок определяется исходя из условий договора, а если он в договоре не указан, то из срока, установленного банком в зависимости от срока получения экономической выгоды от использования актива. В обоих случаях есть первичные документы, определяющие порядок учета расходов будущих периодов, — договор и приказ руководителя об определении срока. Каждый раз копировать договор и приказ нет необходимости. Ежемесячное отнесение на расходы сумм расходов будущих периодов можно подтвердить либо справкой ответственных сотрудников со ссылкой на договор или приказ, либо составить и утвердить в учетной политике ведомость, где будет прописана информация по каждому виду расходов будущих периодов, по сумме отнесения на каждый месяц и срокам признания в расходах банка.

Кредитные организации вправе утвердить в учетной политике порядок начисления и отражения в бухгалтерском учете соответствующих сумм доходов и расходов от выполнения работ (оказания услуг), в том числе в виде комиссионного вознаграждения и комиссионного сбора, в последний рабочий день месяца, исходя из фактического объема выполненных работ, оказанных услуг.

Какие документы в таком случае являются основанием для составления мемориального ордера?

Если банк может самостоятельно определить, исходя из условий договора, фактический объем оказанных услуг, то, по нашему мнению, доход (расход) по договору аренды можно признать на основании справок ответственных сотрудников о фактическом объеме принятых (оказанных) услуг.

Какие документы прикладывать к мемориальному ордеру по переоценке основных средств?

Считаем достаточным приложить к ордеру справку ответственного сотрудника со ссылкой на отчет оценщика и с расчетом сумм проводок по дооценке (уценке) основных средств.

Как выполнить требование о защите персональных данных при оформлении операций по начислению заработной платы, премии, отпускных и иных выплат сотрудникам банка?

В связи с тем что первичные учетные документы по операциям расчета с сотрудниками банка являются документами, содержащими персональные данные, и не прилагаются к мемориальным ордерам, можно составить сводный внутренний первичный документ (справку ответственных сотрудников), на основании которого банк подтверждает сумму проведенной операции в мемориальном ордере. В данной справке необходимо сделать ссылки на соответствующие документы, в которых непосредственно производился расчет вознаграждений (прочих выплат) сотрудникам.

VI

Обобщим основные моменты, касающиеся порядка оформления мемориального ордера.

В мемориальном ордере штамп не нужен, так как такое требование не прописано в основной части Указания N 2161-У, а также не предусмотрено реквизитами и порядком заполнения формы. Достаточно подписи составителя, если только операция не подлежит обязательному контролю (тогда нужна еще подпись контролирующего работника). При необходимости могут также проставляться подписи работников, производивших операции.

Часто на основании первичного учетного документа составляются несколько мемориальных ордеров, и по дебету указан один балансовый счет второго порядка. В сшив документов дня данные мемориальные ордера помещаются по порядку, а первичный учетный документ прилагается к одному из мемориальных ордеров. Считаем, что количество документов (поле 18) и общее количество листов в документах (поле 19) достаточно указать только в том мемориальном ордере, к которому эти документы непосредственно приложены.

Если первичный учетный документ уже приложен к банковскому ордеру или другому расчетному документу, то на него необходимо сделать ссылку. При этом копию первичного документа прикладывать к мемориальному ордеру не нужно.

Следует обратить внимание на необходимость утверждения в учетной политике форм первичных учетных документов (как унифицированных, так и внутрибанковских), которые будут применяться для оформления тех или иных операций.

На практике нередки случаи, когда на основании одного первичного учетного документа составляются несколько мемориальных ордеров. В такой ситуации документ прилагается лишь к одному ордеру, но в других ордерах тогда следует сделать ссылку на ордер, которому «посчастливилось» иметь при себе первичный документ.

Отметим, что Положением N 302-П предусмотрен даже отдельный пункт (п. 4.3 ч. III), касающийся порядка проверки наличия в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений. Так, такую проверку должны осуществлять работники, на которых возложено формирование документов.

На первый взгляд может показаться, что абсолютно для всех мемориальных ордеров необходим первичный документ. Однако это не совсем так. Исключением являются мемориальные ордера для проводки по переносу остатков с одного лицевого счета на соответствующий ему парный лицевой счет, а также для исправления бухгалтерских записей.

Озвучим еще два важных момента: на бумаге мемориальный ордер не должен превышать формат А4 (а значит, может быть и меньше); подписывается такой ордер составившим его работником и контролером (по операциям, подлежащим обязательному контролю).

* * *

В заключение обсуждения Указания N 2161-У перечислим основные моменты, которые должны быть закреплены в учетной политике кредитной организации:

• порядок заполнения в мемориальном ордере дополнительных реквизитов путем использования свободных полей;
• перечень и расшифровка условных обозначений содержания операций;
• порядок формирования мемориального ордера, составленного программным путем;
• порядок нумерации и порядок осуществления контроля соответствия данных мемориального ордера данным первичных документов.

VII

Итак, с 1 января 2010 г. мемориальный ордер не может использоваться в качестве расчетного документа. Поэтому вполне ожидаемо было введение Банком России Указанием N 2360-У в российскую банковскую практику нового инструмента в отношениях между клиентом и банком — банковского ордера.

Банковский ордер является расчетным документом и может применяться при осуществлении кредитной организацией (филиалом) расчетных операций по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту) клиента в валюте РФ и иностранной валюте, открытому в этой кредитной организации (филиале), в случаях, если плательщиком или получателем является сама кредитная организация (филиал).

Из этого определения особенно важны два момента:

• в отличие от мемориального ордера банковский является расчетным документом;
• в отличие от платежных поручений и требований банковский ордер применяется по расчетам как в рублях, так и в иностранной валюте.

По сути, банковский ордер предназначен для осуществления внутрибанковских расчетов. Он может составляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Банковский ордер подписывается лицами, наделенными правом первой или второй подписи для его подписания. Из этой фразы можно сделать вывод, что подписи ставят не обязательно первые лица банка, а любые сотрудники, утвержденные внутрибанковским приказом.

В заключение обсуждения Указания N 2360-У перечислим основные моменты, которые должны быть закреплены в учетной политике кредитной организации:

• перечень дополнительных полей, которые будут включаться в банковский ордер, но прямо не предусмотрены Указанием N 2360-У;
• порядок подтверждения подлинности банковского ордера, составленного в электронном виде;
• порядок формирования многостраничной формы банковского ордера, подписания, нумерации страниц;
• порядок помещения в картотеку и оплаты банковского ордера в электронном виде в случае отсутствия или недостаточности денежных средств на счете клиента;
• порядок указания даты в ордере на бумажном носителе (цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или число месяца — цифрами, месяц — словом, год — цифрами полностью).

Тот факт, что мемориальный ордер не является расчетным документом с 1 января 2010 г., вводил в заблуждение кредитные организации еще и потому, что в квартальной форме банковской отчетности 0409251 «Сведения о счетах клиентов и платежах, проведенных через кредитную организацию (ее филиал)» по строке 2.5 отражались расчетные операции с использованием мемориальных ордеров, относящиеся к платежам.

С выходом Указания ЦБ РФ от 17.06.2010 N 2470-У, которое внесло изменения в Указание ЦБ РФ от 12.11.2009 N 2332-У «О перечне, формах и порядке составления и представления форм отчетности кредитных организаций в Центральный банк Российской Федерации», проблема была решена. Так, с 30 июня 2010 г. строка была переименована в «Платежи с использованием банковских ордеров». Причем среди таких платежей теперь дополнительно выделяются платежи по уплате (списанию) процентов по привлеченным и размещенным денежным средствам, комиссии.

Внесение изменений в форму отчетности 0409251 повлекло за собой и корректировку Порядка ее составления и представления.

В строке 2.5 указанного отчета указываются количество и сумма платежей, проведенных кредитной организацией (ее филиалом) с использованием банковских ордеров. Из них в строке 2.5.1 указываются следующие расчетные операции (в том числе проведенные с корреспондентских счетов клиентов — кредитных организаций (их филиалов), банков-нерезидентов):

• по уплате (списанию) комиссии;
• по уплате (списанию) процентов по привлеченными размещенным денежным средствам.

Комиссии, уплаченные физическими лицами в кассу кредитной организации (ее филиала) наличными деньгами, в том числе комиссия, взимаемая с физического лица при осуществлении перевода без открытия банковского счета, в рассматриваемый отчет не включаются.

Президент Ассоциации российских банков Г. Тосунян направил главному бухгалтеру — директору департамента бухгалтерского учета и отчетности Банка России Л. Гуденко Письмо от 28.12.2009 N А-02/5-847 с вопросом об использовании расчетных документов.

Обращение банковской ассоциации было обусловлено возникающими у кредитных организаций вопросами о применении положений Указания N 2161-У. Департамент бухгалтерского учета и отчетности рассмотрел совместно с департаментом регулирования расчетов ЦБ РФ запрос АРБ и дал ответ в Письме от 22.03.2010 N 18-1-2-9/352.

Некоторые договоры банковского вклада, заключаемые банками, содержат условие об автоматической пролонгации вклада (на тот же срок) в случае, когда вкладчик не изъял сумму вклада по истечении его срока.

Согласно п. 4.52 Положения N 302-П банки в аналитическом учете ведут лицевые счета вкладов в разрезе вкладчиков по срокам привлечения, размерам процентных ставок, видам валют.

При пролонгации вклада на новый срок возникает необходимость «переноса» суммы вклада, включая начисленные проценты, на вновь открытый лицевой счет вкладчика, в ряде случаев с иным размером процентной ставки, если договор содержит условие о начислении процентов по данному виду вклада по ставке, действующей в банке (утвержденной банком) на дату пролонгации договора.

В связи с вступлением в силу Указания N 2161-У мемориальный ордер не будет использоваться в качестве расчетного документа для оформления операций по счету вкладчика. Использование платежного поручения для оформления данной операции делает нецелесообразным само условие автоматической пролонгации, так как вкладчику в этом случае необходимо будет явиться в банк для его подписания.

Кроме того, оформление платежных поручений приведет к значительному увеличению нагрузки и расходов кредитных организаций, а также к вынужденному отказу от автоматически проводимых процедур по зачислению (списанию) денежных средств со счетов физических лиц (в частности, автоматической пролонгации вкладов граждан), что может привести к росту недовольства со стороны клиентов — физических лиц и снижению уровня вовлеченности населения в сферу пользования банковскими услугами.

Аналогичная ситуация возникает и при перечислении суммы вклада (и начисленных процентов согласно договору банковского вклада) на счета вкладов до востребования по окончании срока вклада (согласно договору либо согласно п. 4 ст. 837 ГК РФ).

На вопрос АРБ, какими расчетными документами следует оформлять операции по переносу остатков с одного счета вкладчика на другой его счет, Банк России выразил следующее мнение.

Поскольку рассматриваемая ситуация затрагивает счета клиентов по вкладам (депозитам), открываемым в соответствии с нормами Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» (далее — Инструкция N 28-И), на основании договора банковского вклада (депозита) между клиентом (вкладчиком) и кредитной организацией указанные в запросе операции должны оформляться исключительно расчетными документами, в том числе и банковским ордером.

Вопрос о списании банком в одностороннем порядке денежных средств с банковского или депозитного счета клиента (в том числе при возврате депозита или переносе на счет депозитов до востребования при истечении срока договора) должен решаться на стадии заключения договора с клиентом. Форма расчетного документа, применяемая кредитной организацией при одностороннем списании, также должна быть оговорена в договоре. Операции, связанные с пролонгацией депозитных договоров, в том числе когда продление (возобновление) по воле сторон предусмотрено условиями договора, должны оформляться расчетными документами, в том числе и банковским ордером, поскольку касаются зачисления на банковские счета клиентов и списания с них денежных средств. Мемориальными ордерами могут быть оформлены операции по банковским счетам клиентов только в связи с изменением номера лицевого счета, обусловленным требованиями законодательства Российской Федерации, в том числе нормативных актов Банка России (в частности, вследствие изменения плана счетов бухгалтерского учета).

Другой вопрос АРБ касается оформления операции по зачислению (списанию) денежных средств с консолидированного счета на лицевой счет физического лица.

Так, в рамках зарплатных проектов (например, с использованием банковских карт) кредитные организации зачисляют денежные средства на лицевые счета физических лиц на основании реестра, предоставляемого организацией. Общая сумма для зачисления поступает от организации на консолидированный счет для учета средств физических лиц (балансовый счет 40817), а затем зачисляется уже на лицевые счета физических лиц (также балансовый счет 40817) отдельными суммами согласно реестру.

В настоящее время данные операции оформляются мемориальным ордером. В связи с вступлением в силу Указания N 2161-У мемориальный ордер также не может быть использован в качестве расчетного документа для оформления таких операций.

Аналогичная ситуация возникает и при перечислении пенсий, поступающих из территориальных органов Пенсионного фонда РФ для зачисления на лицевые счета пенсионеров.

Банк России свой ответ начинает со ссылки на Положение Банка России от 01.04.2003 N 222-П (п. 1.1.15), которым регулируются операции по перечислению юридическим лицом денежных средств в пользу нескольких физических лиц.

Перечисление юридическим лицом денежных средств со своего банковского счета в пользу нескольких физических лиц, являющихся клиентами одного банка (сумм заработной платы, выплат социального характера и других выплат, предусмотренных законодательством РФ), осуществляется в соответствии с условиями договора, заключенного юридическим лицом с банком, обслуживающим физических лиц — получателей, либо договора банковского счета, заключенного юридическим лицом с обслуживающим его банком. При этом перечисление денежных средств осуществляется общей суммой платежным поручением юридического лица с использованием реестра.

На основании п. 1.1.8 Положения N 222-П расчетные документы заполняются в соответствии с требованиями Положения Банка России от 03.10.2002 N 2-П, которое допускает возможность незаполнения поля «Счет N» получателя. На основании такого расчетного документа в соответствии с п. 4 Указания Банка России от 29.12.2008 N 2161-У составляется мемориальный ордер.

При этом консолидированные счета на счетах 40817 «Физические лица» и 40820 «Счета физических лиц — нерезидентов» открываться не могут, так как эти счета предназначены для учета денежных средств на банковских счетах, открываемых каждому клиенту — физическому лицу в соответствии с договором банковского счета (Инструкция N 28-И).

В.Чеботарева

Аудитор

компании «Листик и Партнеры»